Bilia styr mot framtiden med Mercur Business Control för budgetering, prognos och analys

Bilia valde Mercur Business Control som en koncerngemensam lösning för budgetering, prognos och analys för såväl centrala funktioner som närmare 100 bilanläggningar i hela Norden.

En lösning baserad på Mercur Business Control 

Efter en utvärdering av olika leverantörer föll valet på Mercur Solutions som fick i uppdrag att implementera lösningen initialt på det största bolaget i Sverige med 68 anläggningar, i Norge med 20 anläggningar samt på moderbolaget Bilia AB. 

Uppdraget omfattade standardapplikationen Mercur Business Control samt konsulttjänster för implementering av en lösning i en central Citrix-miljö för totalt 530 användare som kommer åt systemet via tunna klienter.

Integration med Bilias datalager 

Mercur inledde projektet med integrationen mot Bilias datalager och skapade ett gränssnitt för daglig automatisk uppdatering av Mercur med både data och kodplan. De olika koddelarna, dvs. konto, kostnadsställe, produkt och märke, samt deras skuggkoder, i form av olika grupperingar, underhålls utanför Mercur men uppdaterar Mercurs kodplan och hierarkier automatiskt. Det här var viktigt för Bilia då man använder dessa skuggkoder för att skapa raderna i sitt rapportpaket och på så sätt kunde förenkla konstruktionen och underhållet av rapporterna. 

Med Mercurs dynamiska rapporter kan man sedan ”drilla” från totalnivå via olika hierarkiska nivåer ner till enskilda transaktioner varifrån man även direkt kan visa inskannade fakturor. Detta ställer även krav på att lösningen klarar av att hantera Bilias volymer med mellan 15 och 20 miljoner transaktionsrader årligen.

Mercur Business Control hos Bilia idag 

Sedan lösningen driftsattes använder Bilia Mercur Business Control för budget och tre prognoser samt för löpande analys och uppföljning. Systemet genererar även en strukturerad utdatafil som underlag till koncernens system för legal konsolidering.

Genom att man använder Mercurs flerbolagslösning kan man arbeta med olika kodplaner i Sverige och Norge. Samtidigt som man har möjlighet att dela rapport- och blankettmallar ger detta även frihet att vid behov utveckla individuella rapporter för de olika marknaderna. Användarna uppskattar även att systemets menyer och texter både finns på Svenska och Norska och att systemet stödjer planering och analys i lokala valutor.

Bilia har även dragit nytta av Mercurs funktionalitet för att fördela ut gemensamma kostnader, t ex centrala verkstadskostnader, i flera steg via regioner ner till enskilda verkstäder. Systemets avancerade beräkningslogik lämpar sig även för att skapa regler för hur planerade intäkter inom en funktion genererar intäkter för andra funktioner, vilket till exempel kan illustreras av sambandet mellan nybilsförsäljning, leveransverkstad och tillbehör.

Framtidsplaner för Mercur hos Bilia 

Som nästa steg kommer Bilia att rulla ut Mercur till sina användare i ett antal nya bolag som förvärvats samt i Danmark där man driver ytterligare 8 anläggningar. 

Man har även planer på att skapa en koppling till lönesystemen Vivaldi och Agda varifrån man kommer att importera detaljerad personaldata för budget och prognos. Bilia utvärderar även möjligheten att använda Mercur för den löpande rapporteringen av ekonomiskt utfall samt att skapa en investeringsmodul som kopplas till den ekonomiska redovisningen.