Bättre styrning med projektbudgetering
För många organisationer kan arbetet med projektbudgetering
vara ett tidskrävande och utmanande arbete. Men hur kan man optimera och underlätta
detta arbete? I denna artikel ger vi dig svaren!
Behov & utmaningar vid projektbudgetering
Något som många företag och organisationer har ett behov av
är att kunna koppla intäkter kostnader och investeringar till
uppföljningsbegrepp som kompletterar de traditionella begreppen såsom konto,
kostnadsställe, avdelning, ansvar och liknande.
I redovisningen sker detta ofta genom att lägga till kontering på projektkoder direkt i bokföringen eller genom att ha en sidoordnad modul för projektredovisning. Projektredovisningen erbjuder ett kompletterande perspektiv på
verksamheten och möjliggör en alternativ ansvarsfördelning vid sidan av den
vanliga som ofta utgår från organisationsstrukturen.
Medan den traditionella uppföljningen ofta är kopplad till
månad eller år varierar ofta tidsperspektivet för projekt, vilka ofta kan löpa
över flera år.
Vid uppföljning av projekt finns det ofta också önskemål om
att man ska kunna kategorisera projekt såsom investeringsprojekt, underhållsprojekt,
renoveringsprojekt, utbytesprojekt, nybyggnadsprojekt, utvecklingsprojekt och
liknande. Vilka kategorier man har beror på vilken bransch man är verksam i. Katgoriseringen är ett stöd när man beslutar om vilka projekt som ska prioriteras på kort och lång sikt.
Kombinationen av många olika behov och många inblandade gör
oftast arbetet med projektbudgetering till en ineffektiv och tidskrävande
uppgift. Det behöver dock inte alltid vara på det viset!
Mercur Business
Control – för effektivare projektbudgetering
Med hjälp av vårt BI-system Mercur Business Control och dess
funktionalitet för projektbudgetering är det dock möjligt att ta kontroll över
hela planeringsprocessen och på så sätt effektivisera arbetet samtidigt som det
ger bättre översikt.
Systemet innehåller även en modul för konstruktion av gränssnitt
mot databaser och filer som medger en tabellbaserad definition av dataflöden
från källsystem till applikation. Om projektinformationen inte finns med vid
originaluppsättningen kan dataflödet enkelt kompletteras för att även hantera
strukturer och data avseende projekt. Det går även att skapa logiska samband genom att till exempel koppla projekt till projektansvarig eller andra begrepp.
Med systemets intuitiva funktioner för konstruktion av inmatningsformulär definieras vyer för de användare som lägger budget eller prognos för sina projekt.
Systemets system för behörigheter och processtyrning hjälper till att hålla reda på vem som har åtkomst till de olika delarna och vem som är ansvarig för respektive aktivitet i planeringsprocessen.
Det går dessutom att skapa nya och anpassade dataflöden som
gör det möjligt att hämta information från projektmoduler i affärssystemet
eller andra system. Databasen uppdateras sedan löpande med aktuella utfall,
vilket ger dig bra kontroll över projektet. Även nyupplagda projektkoder
uppdateras i systemet så att allt manuellt arbete kan minimeras, vilket sparar
oerhörda mängder tid.
Om du vill fördjupa dina kunskaper om hur Mercur Business Control kan
effektivisera ert arbete med projektbudgetering, kan du med fördel läsa vårt
Produktblad om projektbudgetering.